Основная причина скоплений фур рядом со складами — неудачная организация очереди машин от поставщиков. Очереди ведут к прямым убыткам, простоям и возрастанию стоимости доставки. Разбираемся с основными ошибками при внедрении электронной очереди с аналитиком компании Logic-Q.
Компания LogicSmart уже 7 лет предоставляет грузовладельцам облачные сервисы по управлению собственным и сторонним транспортом, решения задач по оптимизации грузопотоков и реинжинирингу цепей поставок. В данной статье аналитик продуктовой команды «Logic-Q» Карина Тароян расскажет о специфике внедрения электронной очереди для поставщиков на склад. Несмотря на простоту и удобство систем по управлению доками склада – как созданных самостоятельно, так и являющихся частью WMS или облачным сервисом – многие наши клиенты допускали одни и те же ошибки при внедрении подобных систем. В этой статье мы обозначим основные из них и покажем, как наши клиенты преодолевали сложности.
На бытовом уровне мы всё больше привыкаем к электронным очередям и онлайн-записям. Поставить на учёт машину, записаться на приём к профильному врачу, сходить в парикмахерскую – мы выбираем свободный тайм-слот и уверены, что своевременно получим необходимую услугу. При этом рынок b2b-очередей развивается достаточно медленно, давайте рассмотрим основные причины, не позволяющие эффективно использовать электронную очередь для организации прибытия поставщиков на склад или производство (такой класс систем называется DMS – Docks Management Systems).
1. Отдельная очередь «для своих»
Первая и самая явная проблема. Компания вкладывает средства в разработку электронной очереди или покупает дорогостоящий модуль от SAP/Oracle, проект внедрения длится 3-6 месяцев, на проект назначаются: руководитель проекта, аналитики, технические специалисты. Создаются несколько окон интеграции – с WMS, умными камерами на въезде. Обучение своих сотрудников. Вебинары и инструкции для поставщиков. А в итоге – очередь очередью, но собственному транспорту простаивать на собственном же складе нельзя, а значит разгружать будем вне очереди. Вот и всё – усилия похоронены, электронная очередь – лишь ещё одна система, на которую тратят время поставщики, транспортные компании, собственные сотрудники, но которая не принесла никакой пользы. На форумах дальнобойщиках легко найти названия распределительных центров крупных компаний, куда ты «регистрируешься на среду на 12, но раньше вечера пятницы не уедешь – своих разгружают». Если нет понимания, зачем внедряется очередь, если нет воли у руководства склада/РЦ на упорядочивание процесса прибытия поставщиков – лучше не тратить время и деньги и не внедрять электронную очередь. Потому что при подходе «свои вперед» вы ещё больше подсветите проблему вашего склада, чем при живой очереди.
Как избежать?
- При настройке электронной очереди учитывайте, что право на изменение порядка в очереди – это прямое вмешательство в бизнес-процесс, и производить его может только сотрудник с достаточными полномочиями. Нельзя перекладывать данную обязанность на диспетчера. Выделите отдельную роль или, как например в LogicSmart, оставьте данный функционал только для начальника склада и супервайзера.
- Если вы планируете приезд собственного транспорта – ваши сотрудники (логисты, диспетчеры) могут точно также забронировать для них тайм-слоты. Просто добавьте ещё одного поставщика с данными вашей компании и вашими машинами:
Для очереди из 1-10 фур на въезде на ваш склад/производство обычно используется «ни-че-го». Водители сами формируют живую очередь. Если скапливается более десяти машин – заводится «тетрадка» (помните, как ранее в очереди на загранпаспорт или постановку на учёт автомобиля?), водители примерно оценивают время, когда подойдет их очередь, и идут отдыхать. Подошла твоя очередь? Надеюсь, ты на месте – иначе могут и вычеркнуть из тетрадки. Или будете тратить 15 минут на то, чтобы разъехаться с более ретивым водителем, заезжающим на территорию вместо вас. Электронная очередь не должна быть сложнее тетрадки для водителей и диспетчеров.
Как избежать?
- Не заставляйте поставщиков дублировать информацию из накладных при регистрации в электронной очереди. При необходимости – используйте API, предоставляемое Logic-Q, для реализации обмена данными между внутренними системами и электронной очередью.
- Отправка смс-сообщений с напоминанием о времени подъезда к воротам разгрузки позволяет водителям заранее подготовиться к въезду на территорию.
- Если складская территория позволяет, пропускайте следующую машину из очереди для регистрации документов у диспетчера, пока предыдущая разгружается.
3. Мы не успели разгрузить одну машину — сдвигаем всю очередь.
Один из самых опасных моментов для всей очереди – сдвиг. Всегда легче обойтись «малой кровью» - не сдвигать расписание на день, если не успели разгрузить одну машину. Лучше перенести разгрузку одного транспортного средства, чем внести неразбериху во всю очередь. Установите лимит на опоздание – нет смысла начинать разгрузку машины, если был забронирован слот на полчаса, а водитель опоздал на 25 минут.
Если система позволит забронировать на разгрузку машины целый день – будьте уверены, этим воспользуются. В нашей практике были случаи, когда диспетчеры компании бронировали несуществующими машинами слоты, чтобы перепродать их поставщикам, подъезжающим без предварительной записи.
Как избежать?
- Не всякий «обман» плох. Обратите внимание ваших поставщиков, что можно бронировать время прибытия заранее – даже за месяц. Это может быть удобно для сезонных товаров – от новогодних товаров до зерна или овощей. Собрать зерно с поля и без очереди выгрузить его на элеваторе – мечта многих.
- Определите время разгрузки для ваших поставщиков. Не стоит усложнять систему логикой «для такой машины с таким грузом, прибывающей после обеда – X минут». Это достаточно сложное моделирование и обычно оно оказывается излишним. Ваш поставщик привозит лампочки россыпью? Он может простоять на разгрузке до 8 часов. Другой поставщик обычно привозит 2-3 паллеты? Ограничьте одним слотом на 30 минут. В Logic-Q от LogicSmart вы можете настраивать количество слотов, которые может забронировать поставщик для одного транспортного средства.
5. «Мы знаем, что вы приедете, но у нас перекур»
Если вы приходите в назначенное время, вы вправе ожидать, что вас обслужат сразу. Сдвиг очереди по причине невозможности произвести ПРР, так как ваши сотрудники заняты, подрывает доверие к вашей электронной очереди. Распечатайте план приезда транспортных средств накануне вечером и передайте его диспетчеру и грузчикам. В очереди от Logic-Q вы можете настроить рассылку уведомлений поставщикам, которые не заполнили все данные о приезжающей машине, накануне, а после разослать собственным сотрудникам данные о плане на следующий день.
Вывод:
Совсем избежать очередей невозможно, но сократить их достаточно просто — внедрить систему электронной очереди, которая снижает время ожидания водителей за счет управления потоком машин, исключает хаотичность в передвижениях машин и ускоряет оформление документов.
Основные плюсы внедрения электронной очереди (или таймслотирования) — формирование собственного графика работы, улучшение взаимоотношений с поставщиками, сокращение очередей в зависимости от дня недели/сезона.
